Checklist para comparar fornecedores na demonstração
Execute um pedido do início ao fim
Use um exemplo de pedido real anonimizado. Acompanhe orçamento, aprovação, reserva, separação, faturamento e contas a receber. Confirme quais passos exigem outro sistema, arquivo, aprovação ou digitação duplicada.
Teste crédito vencido e limite excedido
Faça duas vendas, uma para cliente com título vencido e outra acima do limite. Confira se há aviso ou bloqueio, quem pode liberar, o que fica registrado e em qual etapa a regra é aplicada. Peça para ver como a equipe corrige uma liberação equivocada.
Simule falta de saldo e validade próxima
Inclua um item sem saldo e outro com dois lotes, um deles perto de vencer. Veja se o saldo disponível desconta reservas, se o pedido pode ser parcial, quem escolhe o lote e como a data de validade influencia a separação e o faturamento.
Cancele uma nota, registre uma devolução e faça um estorno
Peça os três cenários em ambiente de teste. Confira, em cada caso, o que muda no documento fiscal, no estoque, nos recebíveis e nas comissões, quando houver. Veja como o sistema avisa quando a operação exige outro tratamento e como o histórico fica disponível para conferência.
Deixe um usuário da operação usar o sistema
Convide alguém de vendas, estoque ou financeiro para repetir uma tarefa sem a ajuda do apresentador. Observe quantos passos são necessários, como se recupera de um erro e quais ações aparecem para cada perfil.
Peça uma integração real e simule uma falha
Escolha uma integração importante, como e-commerce, CRM ou logística, e siga uma informação de ponta a ponta. Peça a documentação da API, as condições de acesso e os limites. Simule indisponibilidade e reenvio para conferir mensagens de erro, histórico e tratamento de duplicidade.
Confira um relatório com os dados do pedido
Peça um relatório usado pela sua equipe, como vendas por canal ou posição de estoque. Localize o pedido do teste, confira os filtros, exporte o resultado e verifique se os totais batem com os registros de origem.
Mostre o volume e os picos da sua operação
Informe quantos usuários, pedidos, itens e estabelecimentos precisam operar ao mesmo tempo. Peça um teste ou evidência com volume semelhante e confirme como a solução lida com permissões, filas, lentidão e crescimento.
Verifique implantação, suporte e SLA
Solicite um plano de migração, treinamento e virada, com responsáveis de ambos os lados. No acordo de nível de serviço (SLA), compare horários de atendimento, canais, criticidade, prazo de resposta e prazo de solução. Confirme também o processo de escalonamento e o acesso aos dados se o contrato terminar.
Perguntas frequentes sobre demonstração de ERP
O que levar para a demonstração de um ERP?
Leve um pedido anonimizado, uma lista de exceções, um relatório usado pela equipe e estimativas do volume de operação. Escolha um processo obrigatório e convide quem o executa no dia a dia.
Como comparar demonstrações de fornecedores diferentes?
Use os mesmos dados e cenários para todos. Registre o que foi executado, o que depende de configuração ou integração e o que ficou sem evidência. Compare os resultados com seus critérios obrigatórios.
Como confirmar se um recurso faz parte da proposta?
Peça que a proposta identifique o módulo, a configuração, a integração e o responsável necessários. Registre como será feito o aceite e quais custos ou prazos dependem desse recurso.
O que o fornecedor costuma deixar para depois?
A demonstração costuma mostrar o fluxo normal. Reserve tempo para testar falhas de integração, permissões, reprocessamento, migração de dados, fechamento e saída do contrato. Pergunte o que a equipe terá de fazer manualmente no primeiro dia e quem resolve cada falha.
Registre cada requisito como demonstrado, condicionado a configuração ou integração, ou pendente de evidência. Use esse registro no aceite da proposta e complemente a avaliação com o guia para escolher um ERP de gestão comercial.